Wie zijn verplicht te factureren?
Het is verplicht om een factuur op te stellen voor alle goederen en diensten die worden geleverd aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (vergeet de buitenlandse niet), krijgen een factuur.
Bij verkoop van goederen of diensten aan particulieren, bent u niet verplicht om een factuur uit te reiken, maar hier zijn uitzonderingen op. Vraag uw boekhouder of accountant hier naar.
Daarnaast zijn een aantal ondernemers die niet aan alle factuurvereisten hoeven te voldoen. Vraag uw boekhouder of accountant om nadere inlichtingen
Hoge boete bij niet houden aan regels
De belastingdienst bepaalt aan de hand van je facturen hoeveel btw je moet afdragen. De belastingdienst controleert ook of de factureert volgens de regels. Als je je facturatieproces niet op orde hebt, kan je een boete krijgen tot max. € 4920. Het is dus verstandig om je te verdiepen in de facturatieregels.
Welke gegevens moeten er op een factuur staan?
Dit zijn de basisgegevens die op elke factuur moeten staan:
- uw volledige naam en die van uw afnemer
- U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
- uw volledige adres en dat van uw afnemer
- U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
- uw BTW-nummer
- Bij fiscale eenheden is dat het BTW-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
- uw KvK-nummer
- de datum waarop de factuur is uitgereikt
- een opeenvolgend nummer
- de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd
- de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd
- de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
- het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW
- Levert u prestaties met verschillende BTW-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
- het BTW-tarief dat u in rekening brengt
- het BTW-bedrag
Uitzonderingen en/of aangepaste eisen.
Maar er zijn ook nog uitzonderen en of aangepaste eisen. Hieronder is een opsomming gemaakt van deze uitzonderingen (overgenomen van de site v/d Belastingdienst).
- U bent tussenhandelaar bij een ABC-transactie.
- U verstuurt een acceptgiro.
- Uw afnemer maakt de factuur op.
- U gebruikt automatische afschrijvingen.
- U levert brandstof voor landvoertuigen.
- U bent detailhandelaar.
- U levert op basis van een doorlopende overeenkomst.
- Uw fiscaal vertegenwoordiger betaalt de btw.
- U hebt een groothandel.
- U geeft korting op tijdige betalingen.
- U werkt met een kredietbeperkingstoeslag.
- U levert margegoederen.
- U levert meerdere afzonderlijke goederen of diensten aan dezelfde klant.
- U levert nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen.
- U valt onder de reisbureauregeling.
- Uw klant ruilt goederen in.
- U bent uitgever van tijdschriften.
- U factureert voor een bedrag tot maximaal € 100, inclusief btw (vereenvoudigde factuur).
- Uw factuur is een wijziging van de oorspronkelijke factuur (vereenvoudigde factuur).
- U maakt gebruik van de verleggingsregeling.
- U verkoopt een onroerende zaak en verrekent eerder ontvangen huurbedragen.
- U verstuurt een verzamelfactuur.
- U verstuurt voorschotnota’s.
- U levert vrijgestelde goederen of diensten.
- U doet zaken met andere EU-landen.
Bewaarplicht
Je moet van elke factuur die je verstuurt een kopie bewaren in je eigen administratie. Je moet ook de ontvangen facturen in je administratie bewaren. Facturen over onroerende goederen moet je 10 jaar bewaren. Andere facturen moet je 7 jaar bewaren.
Je mag facturen en bonnen scannen en digitaal bewaren. Mits het een juiste en volledige weergave van de originele factuur is. In de moderne boekhoudpakketten kun je zo een volledig digitaal archief opbouwen
Wanneer moet een factuur versturen?
Je facturen moeten voor de 15e van de maand na de maand waarin je je producten of diensten geleverd hebt. Bijvoorbeeld op 23 maart heb je goederen geleverd of je diensten afgerond dan moet de factuur verstuurd worden voor 15 april. In de praktijk wordt dit nog wel eens vergeten.
Conclusie & advies:
Het versturen van een factuur is voor veel ondernemers een leuk moment. Maar je kunt het niet simpel noemen. Voor de meeste ondernemers zijn de basisgegevens voldoende om een correcte factuur te versturen. Als je tijdig factureert zit je zeker goed. Maar niet voor elke ondernemer is het dus even eenvoudig.
Laat je goed voorlichten over de eisen en trek tijdig aan de bel als je twijfelt.